5 Tips om efficiënt samen te werken met je Virtual Assistant
Als je ervoor kiest om een deel van je werk uit te besteden om de groei te bereiken die je voor ogen hebt, is het wel zo prettig als je dat efficiënt aanpakt. In deze blog 5 tips die ervoor zorgen dat je soepel zaken uit kunt besteden.
Zorg voor een overzichtelijk takensysteem
Wij werken dagelijks met Asana, een geweldige tool waarin we onze taken bijhouden, klantgegevens opslaan en documenten uitwisselen. Sinds we met Asana werken en de mensen om ons heen dus ook, is het mailverkeer drastisch gedaald, schakelen we een stuk sneller en weten we precies wie wat wanneer nog te doen heeft. Zo zijn er meer systemen waarin je prettig kunt samenwerken. Belangrijkste is dat je een tool zoekt waarin jij of je Virtual Assistant overzicht heeft en taken snel en goed kan afhandelen.
Praat elkaar regelmatig bij
Iedere maandagochtend hebben we een strategisch Skype-overleg met een klant die enorm aan het groeien is. Een andere klant vragen we wekelijks naar de planning van de week erop. Twee van de vele manieren om op de hoogte te blijven van de stand van zaken van beide kanten en te weten welke werkzaamheden er nog gedaan moeten worden in de komende periode. Heb je maar voor een paar uur per maand of zelfs minder taken uitbesteed? Dan is een wekelijks overleg wellicht wat veel en kun je minder contact hebben. Heb je een aantal uur per week uitstaan, dan is het juist verstandig om vaker vinger aan de pols te houden.
Sla gegevens overzichtelijk op
Een Virtual Assistant kan verschillende werkzaamheden uitvoeren, variërend van het nabellen van potentiële klanten tot het opmaken van een Facebookpost. Welke taak het ook is, zonder toegang tot de juiste gegevens komt ze alsnog bij jou terecht en ben je toch bezig met de zaken waar je juist vanaf wilde!
Zorg ervoor dat je de juiste gegevens makkelijk beschikbaar hebt. Dat kost vooraf vaak wat werk, maar daar heb je later veel plezier van. Zo laten wij klanten altijd direct een klantenkaart invullen met daarop alle gegevens die nodig zijn zodat ze daar later niet nog een keer voor benaderd hoeven worden. En uiteraard slaan we ze dan overzichtelijk op in Asana …
Wees eerlijk en geef feedback
Toen we net begonnen (en eerlijk gezegd ook nog best lang daarna) konden we flink van ons stuk zijn als we feedback (in onze ogen kritiek) kregen van een klant. 95% Van het werk was in orde, maar juist die 5% die wat meer aandacht vroeg bleef in ons achterhoofd hangen. Tegenwoordig zijn we dankbaar voor de feedback die we krijgen. Uiteraard horen we graag hoe goed we het doen, maar deinzen we niet meer terug voor het ontvangen en geven van feedback. Als Virtual Assistant heb je soms een vrij hechte band met je klanten en werk je samen aan hun succes. Een eerlijke en open werkrelatie is dus van groot belang. Een goede Virtual Assistant bedankt je voor je feedback en gaat er meteen mee aan de slag. Maar laat ook van zich horen als ze zelf punten heeft die ze wil bespreken.
Heb vertrouwen en durf los te laten
Loesje zegt dat je krijgt wat je geeft. Hoe meer vertrouwen je hebt in je Virtual Assistant, hoe meer zij voor je kan betekenen. Geef iemand de kans om zich in te leren, kennis met je te maken en je manier van werken te leren kennen. En laat dan los. Dat betekent niet dat je er geen grip meer op hebt. Integendeel. Als je bovenstaande tips opvolgt, is dat loslaten een eitje. Lukt het je uiteindelijk toch niet om dat vertrouwen te hebben? Vraag je dan af of je het werk bij de juiste persoon hebt weggelegd.
Heb je er vertrouwen in dat je fijn gaat samenwerken? Wij horen graag van je als je nog aanvullende vragen hebt.